目標(biāo)要清晰
開始規(guī)劃前，首先要搞清楚活動目的。這一點(diǎn)必需再三思量、加以肯定。活動旨在傳達(dá)重要的訊息嗎？活動的性質(zhì)屬于品牌宣傅，抑或社交聚會？是否要向傳媒發(fā)布新產(chǎn)品、研究結(jié)果或者重塑品牌形象？發(fā)布嶄新的意念有助引起傳媒關(guān)注，讓他們?yōu)槟憧且黄行侣剝r值的報導(dǎo)。
制造亮點(diǎn)
誰會在活動中發(fā)言？有明星或知名人士出席嗎？如何安排拍照時刻？每個公關(guān)活動都必需要有亮點(diǎn)，吸引傳媒光臨。仔細(xì)斟酌一下，活動的焦點(diǎn)是什么？無論是名人、有影響力人士、精彩的演講或演出，只要有令人驚艷的一刻，才能制造城中熱話！
邀請適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)群眾
仔細(xì)挑選目標(biāo)群眾，整理邀請名單時應(yīng)考慮到邀請對方的原因、希望傳遞給他們的訊息、及合適報導(dǎo)該活動的媒體。除了傳統(tǒng)媒體及記者，亦不要忘了影響力驚人的博客。名人、關(guān)鍵意見領(lǐng)袖與博客能夠在線上線下營造龐大的宣傳效果。
挑選合適的時間地點(diǎn)
決定活動日期之前，先要做好資料搜集。盡量避免與大型頒獎典禮或行業(yè)活動等撞期，并要避開公眾假期及熱門旅游季節(jié)；星期一亦不是理想的日子。如果活動在星期五舉行，記得要提供額外飲品！另外，地點(diǎn)亦要慎重選擇，應(yīng)該選一個能夠配合活動主題、公共交通工具易于到達(dá)的場地。相反，如果地點(diǎn)遍遠(yuǎn)，便可能要作出交通安排。
著重細(xì)節(jié)
活動場地的大小與規(guī)模，要看預(yù)算多寡。另外，策劃活動時需要注意的細(xì)節(jié)多如牛毛，大小事務(wù)如邀請函、嘉賓名單、餐飲、燈光與音響設(shè)備、場地布置、專業(yè)司儀、宣傳文案、紀(jì)念品、運(yùn)輸安排及保安工作等等，一切都要巨細(xì)無遺。聘請專業(yè)攝影師及影片拍攝團(tuán)隊(duì)已是必不可少的安排，因?yàn)橛浾叨枷Ｍ〉媒庀穸雀叩恼掌浜衔淖謨?nèi)容。此外，將活動過程拍成影片，之后便可透過社交媒體平臺與未能出席的嘉賓分享。
充分善用社交媒體
在線上活動正式開始前的一段時間，企業(yè)往往會發(fā)布多種海報預(yù)熱。而無論海報多有噱頭或多精美，總會面臨一個問題：如何推動受眾主動傳播？
因此，企業(yè)可以為參會者生成專屬邀請海報，在海報上展示姓名、職位、推薦語等，增加對活動的認(rèn)同感，更加愿意轉(zhuǎn)發(fā)；同時，其同事朋友也會由于有熟人背書，對線上活動保持更高的興趣。
預(yù)算更充足的企業(yè)還可以邀請大咖明星為線上活動錄制祝福宣傳視頻，讓線上活動快速吸引更多關(guān)注。
另外，企業(yè)還可以開啟推廣排名，按照拉到的人數(shù)排名，按照排名發(fā)放一定獎勵，這樣不僅能，線上活動的注意力，更能提起大家自發(fā)推廣的熱情。
參會者掃描海報上的二維碼，可以直接進(jìn)入活動報名頁面一鍵報名，避免被繁瑣的流程勸退。
“萬能”云會場承載線上活動全流程
除了海報宣傳和報名，線上活動前期要展示的還有很多，包括線上活動詳細(xì)信息、小游戲的互動入口等，而一些大型活動，參加人數(shù)較多，活動中還需要進(jìn)行一些重要消息發(fā)布、及時公告資訊。
如果都是分散的鏈接，非常容易讓人疲倦，因此，需要將所有信息和資料，都放置到同一個頁面上：例如云會場。
云會場能專門放置報名、宣傳信息、互動入口等，甚至支持參會者觀看直播、實(shí)時彈幕互動。
最重要的是，企業(yè)可以在后臺查看傳播數(shù)據(jù)，了解哪些宣傳方式最有效、哪些手段需要改進(jìn)，為企業(yè)提供看得見的反饋。
總而言之，萬事皆可“云會場”。
表達(dá)謝意
活動圓滿結(jié)束后，當(dāng)然要向參加者表達(dá)謝意，而贈送紀(jì)念品或禮物袋不失為一個好方法。此外，公關(guān)應(yīng)該向傳媒朋友提供新聞資料套件、人物簡歷及圖片，確保他們得到足夠的參考資料。活動完結(jié)后，感謝參加者之余，亦可以鼓勵他們表達(dá)意見，同時確認(rèn)對方得到所需資訊，以及是否有其他問題／查詢。記得聽取意見后，要就相關(guān)事項(xiàng)作出改善。
放松享受吧！
舉辦活動的刺激之處在于，無論準(zhǔn)備如何周全，亦可能會發(fā)生意想不到的情況，所以，盡管放松心情吧，讓頭腦保持靈活就可以了。那么要如何處理突發(fā)情況呢？我們每次都有后備計劃，例如舉辦戶外活動時，預(yù)先查詢天氣情況，并擬定應(yīng)變措施。到了活動當(dāng)天，就只需享受當(dāng)下，既來之則安之！回顧一下你與團(tuán)隊(duì)所付出的努力，感受一下活動得以順利進(jìn)行的成功感。活動圓滿結(jié)束后，記得要評估成效，確保下次做得更好！
